Il servizio di fermo posta è stato introdotto come voce del servizio nel 1861 col regolamento provvisorio dell'Unità d'Italia ed è diventato a pagamento dal 1915.
Pur subendo nel tempo leggére trasformazioni è rimasto sostanzialmente lo stesso; ancora oggi, in tempo di telefonini e di posta elettronica, il servizio continua ad essere inserito nel listino postale ma sicuramente sempre meno utilizzato rispetto al secolo scorso e destinato verosimilmente nel tempo a diventare un servizio marginale.

Agli albori del servizio postale era normale per gli utenti doversi recare in ufficio per spedire o ritirare la corrispondenza e pagare il dovuto. Coll'espandersi del servizio postale e del numero delle corrispondenze, si ebbero grandi quantità di giacenze (senza indirizzo) di cui nessun destinatario, ignaro degli arrivi, avrebbe pagato il servizio reso. Sull'esempio degli inglesi si semplificarono le tariffe e si istituì l'affrancatura preventiva con i francobolli e l'apposizione dell'indirizzo per la consegna al domicilio del destinatario. Anche dopo l'Unità la normativa provvisoria del servizio postale (la definitiva entrò in vigore nel 1863 con l'introduzione dei segnatasse) si cercò di promuovere sia l'affrancatura fatta dal mittente con i francobolli (da poter gettare in buca), sia la riduzione delle giacenze portando la corrispondenza a domicilio e incentivando i portalettere con gratifiche per rintracciare i destinatari delle lettere senza indirizzo.
Quando il servizio di consegna a domicilio era ancora da completare, fu introdotta una voce specifica "fermo posta" da vergare sulla corrispondenza per chi (mittente o destinatario) desiderasse che a ritirare la corrispondenza fosse personalmente il destinatario od un suo incaricato con firma legalizzata. Parificata al fermo posta fu la scritta "fermo stazione" (anche le ferrovie dopo le convenzioni postali, istituirono dei punti di raccolta o di arrivo delle corrispondenze); perciò a differenza delle normali corrispondenze, quelle ferme in posta non erano distribuite dal portalettere ma restavano presso l'ufficio postale voluto dal mittente, dove il destinatario doveva provvedere personalmente al ritiro.

Il fermo posta (o "posta restante" in francese secondo le norme U.P.U.) era un servizio adatto per varie categorie di persone: per i "viaggiatori" di commercio che si spostavano da una città all'altra nei loro giri presso i clienti o per acquisire nuova clientela, per i senza fissa dimora per vagabondaggio o per turismo, per gli artisti che facevano le tournee, per domestici o lavoratori che volevano conservare un minimo di riservatezza e per quanti, per precarietà o per lavoro, erano privi di domicilio fisso.
Anche chi non voleva far conoscere in famiglia od in portineria le corrispondenze, oppure giornali o riviste considerate compromettenti o per legami inconfessabili, utilizzava il fermo posta, infatti spesso inserzioni piccanti o ammiccanti pubblicate sui giornali avevano per riferimento il fermo in posta.
La parte più consistente di questo tipo di corrispondenza è stata comunque rappresentata dalla cosidetta posta del cuore per legami sentimentali segreti o nascosti.

Sono poche le disposizioni che regolavano il fermo posta e la sua tariffa. La tassazione del servizio venne introdotta con regio decreto nel 1915 (assieme all'aumento delle tariffe postali) temporaneamente per "provvedere ai bisogni del tesoro, per la durata della guerra " e non più abolita . Già da tempo si ventilava il pagamento di una soprattassa perchè il servizio reso comportava un lavoro aggiuntivo che doveva essere remunerato. Il fermo posta era applicabile a tutti gli oggetti postali.
La tassazione fu differenziata fra tassazione pagata in partenza con francobolli e tassazione da pagarsi dal destinatario con segnatasse. L'incasso anticipato del servizio reso, era una semplificazione preziosa di tutto il processo amministrativo legato al servizio postale, per questo si penalizzò il pagamento del fermo posta a carico del destinatario con tariffa più elevata.

I destinatari potevano richiedere il fermo posta anche per la corrispondenza correttamente indirizzata al loro domicilio durante la loro assenza, pagando la relativa tassa senza essere titolari di casella postale.
Fino al 1923 il destinatario del fermo posta poteva essere indicato mediante frasi o segni convenzionali oltre alla scritta "fermo posta", "fermo stazione" o "poste restante".
Anche le corrispondenze senza la scritta specifica di fermo posta ma indirizzate con segni o frasi convenzionali, oppure dirette a sconosciuti, erano trattenute in ufficio postale in attesa delle disposizioni dei mittenti o in attesa di ritiro e trattata con la stessa normativa del fermo posta.

Sulle corrispondenze che richiedevano una firma di ricevuta, come le raccomandate e le assicurate, oppure la corrispondenza estera anche ordinaria, era obbligatorio riportare l'indirizzo con nome e cognome del destinatario e non poteva essere indirizzata a numeri di documenti anche se accettati come validi dalle poste di origine.
Dal 1923 anche la posta ordinaria doveva obbligatoriamente essere indirizzata con nome e cognome del destinatario, oppure (se senza nome) poteva riportare il numero di documenti d'identità accettati e riconosciuti dalle poste: tessera postale di riconoscimento, carta d'identità, patente auto, porto d'armi, tessera ferroviaria, ecc.
Se le corrispondenze fermo in posta non venivano ritirate entro un mese dalla data di arrivo, erano restituite al mittente, che avrebbe dovuto pagare l'eventuale tassa applicata a destino per poter ritirare il reso. Se invece era senza mittente la posta ordinaria era mandata al macero, mentre le raccomandate e le assicurate risultate con mittente non rintracciabile, seguivano la normale trafila prevista dalla normativa per questi oggetti e gli eventuali valori contenuti erano incamerati dall'Amministrazione Postale.

La tassa di fermo posta si applicava oltre per il servizio specifico anche: alle corrispondenze raccomandate e assicurate portate due volte al domicilio del destinatario e non consegnate per sua assenza, oppure alla corrispondenza giacente in attesa di disposizioni del mittente con Mod 42 e a quelle restituite dai portalettere perché i destinatari erano sconosciuti all'indirizzo riportato dalle corrispondenze, oppure se giacenti per indirizzo incompleto; ed infine alla posta diretta a militari con indicazione "in licenza" e alle lettere spedite dai militari alle loro famiglie insufficientemente affrancate e rese agli stessi perchè non si potevano recapitare per indirizzo insufficiente.

Altra particolarità del servizio era che il fermo posta richiesto dal mittente o dal destinatario, se accompagnato dall'affrancatura per il servizio espresso, non pagava la tassa perchè il servizio espresso non poteva essere svolto, quindi assorbiva l'importo del fermo posta (vedi sopra).

Dal 1923 alle corrispondenze provenienti dall'estero anche se portavano l'affrancatura del fermo posta la soprattassa veniva applicata ugualmente con francobolli, perchè ogni amministrazione incassava la tassa per il servizio reso, perciò per il fermo posta non era prevista la reciprocità.